Zielformulierung und Arbeitstitel der Veranstaltung
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Anlass des Events
- Produktbezogen (Produkteinführung/ Relaunch)
- Unternehmensbezogen (Jubiläum, HV, etc.)
- Personenbezogen (Mitarbeiterevent, VIP-Kunden, etc.)
Ziele des Events
- Strategische Ziele
- Operative Ziele
Zielgruppe
- Intern (Mitarbeiter)
- Extern (Kunden, Dienstleister, Presse, etc.)
Angaben zum Event
- Einzelveranstaltung/ Veranstaltungsreihe
- Wunschtermine (mit Alternativtermin)
- Achtung! (Messe-, Ferienzeiten, etc. abklären)
- Personenzahl, Prozentsatz männl./ weibl. Teilnehmer, Altersgruppe
- Bevorzugte Destinationen/ Orte/ Locations
- Sonstiges: Rahmenprogramme/ Damenprogramme, etc.
Einbindung in die Unternehmenskommunikation
- Ist Vernetzung mit anderen Kommunikationsmitteln geplant (Promotion, Direktmarketing, PR) ?
Historie
- Vergangene Events mit gleicher Ausrichtung?
Budgetentscheidung
- Verantwortliche Abteilung
- Budgethöhe (geldwerten Vorteil berücksichtigen!)
Zeitplan
- Briefingerstellung bis ......
- Vorauswahl anbietender Agenturen bis ......
- Briefing der Agenturen bis ......
- Konzeptions-/ Angebotsabgabe bis ......
- Entscheidung bis ......
Personalplanung
- Projektleitung intern
- Notwendiges Personal intern
- Kosten intern
- Terminplan intern
Verantwortlichkeiten (intern/extern)
- Konzeption des Events
- Budgetüberwachung
- Loctionmanagement
- Mottogestaltung
- Grafik (Logogestaltung, Charts, etc.)
- Print (Einladungen, Flyer, Arbeitsunterlagen, Kongressmappen, etc.
- Hotelreservierung
- Logistik (Buchung/ Zimmerverteilung, etc.)
Ausschreibung für Dienstleister
- Technik (Licht, Ton, AV, Multimedia)
- Laser-/ Pyrotechnik
- Bühnenbau/Zelte
- Filmerstellung/ Musikproduktionen
- Drehbucherstellung (Rede-, Moderationstexte)
- Regie/ Dramaturgie
- Hostessenservice
- Künstlerbeschaffung und –management
- Referenten/ Moderatoren/ Motivatoren
- Choreographie/ Masken
- Gastronomie (Catering, Service)
- Dekoration
- Transport/ Transfers (Flug, Bus, Bahn)
- Giveaways
- Outdoorprogramme
- Managementtrainings